Devotums GDPR policy

Upprättad 2024-01-01

Vi förbehåller oss rätten att göra ändringar i vår GDPR-policy. Den senaste versionen kommer alltid vara tillgänglig på vår webbplats.

Vår GDPR-policy syftar till att tydligt informera om hur vi hanterar personuppgifter inom vår organisation. Vi beskriver i detalj varför vi behandlar dina personuppgifter, vilka specifika uppgifter det rör sig om, den lagliga grunden för vår behandling samt hur länge dessa uppgifter lagras. Vi ger också insikt i hur du kan påverka behandlingen genom att utöva dina rättigheter om du inte är nöjd med vår hantering. Förståelsen och insikten för vår GDPR-policy är viktig. Om det finns några frågor eller funderingar är du alltid välkommen att kontakta oss.

Personuppgiftsansvarig och dataskyddsombud

Devotum AB (556685–9293, Birger Jarlsgatan 36, 114 29 Stockholm) är personuppgiftsansvarig för
behandlingen av dina personuppgifter.

Dataskyddsombud för Devotum är Rebecka Wiksell. Om du har några frågor gällande hur Devotum
behandlar personuppgifter eller önskar radera dina personuppgifter, är du välkommen att
kontakta oss via e-post på info@devotum.se.

PERSONUPPGIFTER SOM DEVOTUM BEHANDLAR

De personuppgifter som Devotum samlar in är enbart relaterade till ärenden som rör
uppdragsförfrågningar, rekrytering, konsultförmedling samt ansökningar och anställningar. Vi
behandlar personuppgifter för olika intressenter, inklusive följande:

Kandidater: Personer som är intresserade av olika tjänster hos oss eller hos våra kunder. Detta
inkluderar de som aktivt ansökt om en tjänst via Devotum, de som registrerat sig i vårt
kandidatregister och kandidater som vi hittat genom sökningar.
Anställda: Nuvarande och tidigare anställda hos Devotum.
Leverantörer: Kontaktpersoner hos företag från vilka vi köper tjänster och varor.
Kunder & Potentiella kunder: Kontaktpersoner hos företag som vi bearbetar i syfte att sälja
våra tjänster till.
Övriga: Personer vilka inte tillhör ovanstående kategorier men med vilka vi har haft eller har
kontakt med av olika anledningar. Dessa kan inkludera referenspersoner, nödkontakter för
anställda eller personer vi har kommunicerat med i olika sammanhang, såsom säljare från andra företag eller personer i yrkesnätverk.

HUR DEVOTUM ANVÄNDER OCH SKYDDAR PERSONUPPGIFTER

Devotum behandlar olika typer av personuppgifter för olika intressentgrupper och ändamål. Nedan hittar du beskrivningar för respektive intressentgrupp.

Kandidater

Syftet med användning av dina personuppgifter

Hantering av ansökningar för tillgängliga tjänster och uppdrag.
Erbjudanden av tjänster och uppdrag relaterade till dina önskemål och kompetenser.
Kontinuerlig kommunikation om de tjänster och uppdrag du ansökt via Devotum.

Personuppgifter som Devotum behandlar

Namn
E-postadress
Telefonnummer
Kompetenser och erfarenhet från CV, LinkedIn, Arbetsförmedlingen, intervjuer och
kandidatregister
Frivilligt foto i CV
Personnummer vid godkänd bakgrundskontroll för konsult- eller kandidatpresentation till
kund. Observera att denna information inte sparas hos Devotum.
Övriga personuppgifter som du delar i personligt brev eller andra uppladdade dokument

Hur Devotum samlar in personuppgifter

Vi får personuppgifterna genom din ansökan av tjänst eller uppdrag
Vi får personuppgifterna genom din registrering i vårt kandidatregister
Vi får personuppgifterna från referenspersoner
Vi får tag på personuppgifter via LinkedIn
Vi får tag på personuppgifter genom e-post och/eller telefonsamtal

Delning av personuppgifter

Vi delar dina uppgifter med våra kunder vid rekrytering eller konsultuppdrag, alltid med ditt samtycke. Uppgifterna kan också lämnas ut enligt lag, t.ex. diskrimineringslagstiftningen eller till dataskyddsmyndigheten.

Dina rättigheter

Radering av personuppgifter

Om du har registrerat en profil i Devotums kandidatregister för att söka tjänster och uppdrag eller för att vara tillgänglig för våra konsultchefer, kan du när som helst avsluta din medverkan genom att själv radera din profil via din personliga inloggning. Alternativt kan du kontakta oss via e-post för att begära radering av profil och personuppgifter. När din profil raderas försvinner den helt tillsammans med all information om dig från våra system.

Rättelse av personuppgifter

Du har rätt att begära korrigering eller borttagning av uppgifter som är felaktiga eller ofullständiga.

Tillgång till dina personuppgifter – registerutdrag

Du har rätt att få tillgång till en sammanställning av de personuppgifter som vi behandlar om dig.

Lagring av information hos Devotum

Du har kontroll över de uppgifter som finns registrerade på din profil hos Devotum och kan själv välja att radera vissa eller samtliga personuppgifter som rör dig.

Devotum förbehåller sig rätten att radera personuppgifter om vi identifierar att dessa används på ett otillbörligt sätt. Det kan inkludera där hot riktas mot vår personal eller annat oacceptabelt beteende.

Anställda - Konsulter & Personal på Devotum

Syftet med användning av dina personuppgifter

Som anställd hos Devotum ingår du i ett arbetsavtal där vi som arbetsgivare behandlar en omfattande mängd personuppgifter. Detta krävs för att uppfylla lagstadgade krav som reglerar arbetsgivarrollen i Sverige och EU. Det inkluderar lagar kring arbetsmiljö, diskriminering, sjuklön semester mm.

Personuppgifter som Devotum behandlar

Namn
Adress
Telefonnummer
E-postadress
Bankkontonummer för löneutbetalning
Löneinformation, pensionsuppgifter och förmåner
Anställningshistorik
Sjukhistorik och övrig frånvaro
Eventuell tidrapportering
Nödkontakt – närmaste anhörig
Prestationsrelaterad information såsom utvecklingssamtal och genomförda kurser
Foton

Observera att listan ovan inte är uttömmande och andra uppgifter kan komma att behandlas.

Hur Devotum samlar in personuppgifter

Uppgifter lämnas av dig under rekryterings-, konsult- eller anställningsprocesser
Uppgifterna har genererats under din anställning
Uppgifter lämnas från externa källor såsom myndigheter, referenspersoner och kunder

Delning av personuppgifter

Som anställd konsult delar vi vissa uppgifter med våra kunder för att möjliggöra tilldelning av behörigheter och för eventuella säkerhetskontroller i samband med uppdraget. Kunden delar prestationsrelaterad information med oss på Devotum gällande ditt arbete hos dem.

Om du är anställd på Devotums kontor kan dina kontaktuppgifter delas med kandidater, konsulter, kunder och andra intressenter som är involverade i din tjänst. Vi kan också dela dina kontaktuppgifter med leverantörer som vi anlitar för att utföra tjänster.

Dina personuppgifter kan även lämnas ut när så krävs enligt lag.

Dina rättigheter:

Delning av personuppgifter

för att begära radering av profil och personuppgifter. När din profil raderas försvinner den helt tillsammans med all information om dig från våra system.

Rättelse av personuppgifter:

Du har rätt att begära korrigering eller borttagning av uppgifter som är felaktiga eller ofullständiga.

Tillgång till dina personuppgifter – registerutdrag:

Du har rätt att få tillgång till en sammanställning av de personuppgifter som vi behandlar om dig.

Lagring av information hos Devotum:

Du har kontroll över de uppgifter som finns registrerade på din profil hos Devotum och kan själv välja att radera vissa eller samtliga personuppgifter som rör dig.

Leverantörer

Syftet med användning av dina personuppgifter:

De personuppgifter vi behandlar gällande våra leverantörer är de uppgifter som är nödvändiga för att upprätthålla vår affärsrelation. Det inkluderar personuppgifter rörande kundansvariga, supportfunktioner, servicepersonal, ekonomiavdelning eller andra nyckelpersoner.

Personuppgifter som Devotum behandlar:

Namn
Telefonnummer
E-postadress
Arbetsplatsens postadress

Hur Devotum samlar in personuppgifter:

Uppgifterna erhålls från dig som kontaktperson hos vår leverantör
Uppgifterna lämnas av din arbetsgivare eller kollega
Uppgifterna har hittats på ditt företags webbplats

Delning av personuppgifter:

Dina personuppgifter används internt inom vår organisation för att underhålla vår affärsrelation.
Vid eventuella förfrågningar om rekommendationer inom er företagsbransch kan vi dela kontaktuppgifter.

Dina rättigheter:

Rättelse och Radering av personuppgifter:

Du har rätt att begära korrigering eller radering av felaktiga eller ofullständiga uppgifter om dig. Om din tjänst på företaget har förändrats eller om du inte längre är anställd är det fördelaktigt för oss att få information om den nya kontaktpersonen.

Tillgång till dina personuppgifter – registerutdrag:

Du har rätt att få tillgång till en sammanställning av de personuppgifter som vi behandlar om dig.

Lagring av information hos Devotum:

Vi behåller dina uppgifter så länge du är en viktig kontakt i vår yrkesmässiga relation. Om det sker förändringar i dina arbetsuppgifter eller om du byter arbetsgivare raderas dina uppgifter.

Kunder och Potentiella kunder

Syftet med användning av dina personuppgifter:

Kund:

Om du är anställd hos något av våra kundföretag, antingen som beställare eller kontaktperson, behandlar vi vissa personuppgifter för att upprätthålla vår affärsrelation. Vi sparar även dina personuppgifter enligt svensk lag såsom bokföringslagen och skattelagstiftningen.

Potentiella kunder:

För att kunna erbjuda våra tjänster till företag som inte har tidigare kännedom om oss, samlar vi in kontaktuppgifter till nyckelperson på företag som vi önskar kontakta i marknadssyfte.

Personuppgifter som Devotum behandlar:

De personuppgifter som vi kan komma att behandla om dig inkluderar:

Namn
Telefonnummer
E-postadress
Eventuella noteringar om vårt samarbete och/eller tidigare dialoger

Hur Devotum samlar in personuppgifter:

Vi har fått uppgifterna från dig
Vi har fått uppgifterna från din arbetsgivare eller kollega
Informationen har hämtats från internet, såsom företagets webbplats eller professionella nätverk t.ex. LinkedIn

Delning av personuppgifter:

Dina personuppgifter används internt inom vår organisation för att upprätthålla eller möjliggöra en affärsrelation.

Dina rättigheter

Rättelse och Radering av personuppgifte

Kund:

Du har rätt att begära korrigering eller radering av felaktiga eller ofullständiga uppgifter om dig. Om du byter tjänst inom företaget eller inte längre arbetar kvar, är det fördelaktigt för oss att få information om den nya kontaktpersonen. Som beställande kontakt kan vi inte helt radera dina personuppgifter på grund av faktura- och bokföringskrav.

Potentiell kund:

Om du inte önskar vara registrerad som potentiell kund hos oss, vänligen meddela oss på info@devotum.se. För att undvika oavsiktlig kontakt trots avanmälan, sparas antingen ditt namn eller e-postadress i en spärrlista. Vid begäran om total radering finns risken att vi återfår dina uppgifter och kontaktar dig igen.

Tillgång till dina personuppgifter – registerutdrag:

Du har rätt att få tillgång till en sammanställning av de personuppgifter som vi behandlar om dig.

Lagring av information hos Devotum:

Kund:

Om du som representant för företaget har beställt en tjänst från oss och ditt namn används som referens för uppdraget, sparas dina personuppgifter i enlighet med bokföringslagen i sju (7) år.

Kund och Potentiell kund:

Vi uppdaterar kontinuerligt vårt system för att ha en aktuell och korrekt databas med kontaktuppgifter. Detta säkerställer en löpande revidering och korrigering av personuppgifter.

Övriga intressenter

Syftet med användning av dina personuppgifter:

Gruppen Övriga intressenter omfattar de personer som inte tillhör de andra specificerade grupperna. Det kan inkludera referenser i rekryteringar, yrkesnätverkskontakter, branschkollegor, säljare från andra företag och liknande. Det är svårt att ge en exakt bild av hur vi använder informationen för varje fall. Nedan är några exempelgrupper som inte är heltäckande.

Exempel på användning:

Referenser i rekryteringsprocesser:

Vi kontaktar personer som kan ge information om en kandidats arbetsprestation på tidigare arbetsplatser. För att kunna kontakta dessa referenser behöver vi namn, telefonnummer, e postadress samt information om deras position och relation till kandidaten.

Nödkontakter:

Vi samlar in nödkontakter till våra anställda. Det innebär att vi registrerar nära anhöriga till den anställde som nödkontakt. Denna information används för att kunna kontakta nära anhöriga om något skulle inträffa under arbetstid eller i samband med arbetsrelaterade åtaganden eller resor.

Samarbetspartners, Branschkollegor, Säljare och Nyckelpersoner:

Vi kan komma att lagra dina kontaktuppgifter för framtida kommunikation. Detta krävs för att effektivt verka på marknaden och skapa relationer som gynnar såväl vår organisation som andra företags tillväxt.

Övriga personer:

Individer som tar kontakt med oss via sociala medier, telefonväxeln, vår hemsida eller via e-post hamnar i denna kategori. Om du har kommunicerat med oss för frågor eller andra ärenden, kan vi komma att behålla dina personuppgifter för framtida kontaktändamål.

Personuppgifter som Devotum behandlar:

Namn
Telefonnummer
E-postadress.
Eventuell annan personlig information som du delar med oss i din kommunikation.